Gabi Dobusch

Der Senat beantwortet die Schriftliche Kleine Anfrage 20/4305 vom 5. Juni 2012 auf der Grundlage von Auskünften der ReGe Hamburg Projekt-Realisierungsgesellschaft mbh (ReGe). Auf die Frage, ob Prüfungsunterlagen nachträglich ergänzt wurden, und falls ja, aus welchem Grund, antwortet der Senat, dass die schriftliche Ausarbeitung von Ergebnissen sowie die Zusammenstellung von Unterlagen und die Anlegung endgültiger Akten durch die ReGe zur internen Dokumentation im Nachgang zu Nachtrag 4 erfolgte. Dies sei nach Aussage der ReGe dem intensiven Verhandlungsprozess geschuldet, ändere jedoch nichts an den Ergebnissen der jeweiligen externen Bearbeitung. Aus der Antwort des Senats ergeben sich einige Nachfragen.

Wir fragen den Senat:
1. Gibt es innerhalb der ReGe eine Richtlinie für Dokumentation und Aktenordnung? Falls ja, wie lautet diese? Falls nein, warum gibt es sie nicht?
2. Unterliegen die Akten innerhalb der ReGe einer systematischen Sortierung? Falls ja, welchen Kriterien folgt diese Sortierung? Also beispielsweise, nach Chronologie, zuständigem Fachbereich, oder nach Themengebiet etc.?
3. Sind sämtliche Akten mit Erstellungsdatum und ggf. einem Eingangsstempel gekennzeichnet? Falls nein, warum nicht? Welche Akten besitzen kein Erstellungsdatum?
4. Nach welchen allgemeinen Richtlinien bzw. Regeln wäre es in der ReGe möglich, eine Akte ohne Erstellungsdatum zu erstellen?
5. Sind die Akten paginiert?
6. Gibt es ein elektronisches System zur Verwaltung der Akten, beziehungsweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Falls nein, wie wird der gesamte Aktenbestand verwaltet?
7. Existiert ein vollständiger Aktenplan und falls ja, wie wird gewährleistet, dass dieser regelmäßig aktualisiert wird und entsprechend dem Gebot der Vollständigkeit und Korrektheit entspricht?
8. Welche Mitarbeiter innerhalb der ReGe sind für die Aktenorganisation zuständig?